Cuándo un contrato es la herramienta correcta

El modo por defecto del trabajo de mantenimiento es reactivo: el inquilino reporta un problema, creas un ticket, buscas un proveedor. Eso funciona para reparaciones puntuales pero se rompe para trabajo recurrente predecible — mantenimiento de HVAC trimestral, paisajismo mensual, control de plagas trimestral. El trabajo siempre iba a ocurrir. Recrear el mismo ticket cuatro veces al año es desperdicio operativo.

Un contrato colapsa ese ciclo en una sola configuración. Define la frecuencia, elige las propiedades, escoge al proveedor, fija los términos prepagados — Goodtenant se encarga del resto. Los tickets se generan automáticamente, el proveedor recibe un enlace mágico agrupado por ciclo, y solo te enteras cuando algo se atasca o un ciclo cierra.

Usa un contrato cuando:

  • El trabajo es genuinamente recurrente (cada 1, 2, 3, 6 o 12 meses)
  • La relación con el proveedor es lo suficientemente estable para comprometerse a términos por adelantado
  • Prefieres gastar tu atención en decisiones de criterio en vez de en coordinación

Evita un contrato cuando:

  • El trabajo es una reparación de emergencia puntual (usa un ticket reactivo)
  • No has trabajado con el proveedor antes — haz algunos tickets reactivos primero para evaluarlo
  • La propiedad no tiene inquilino activo — no hay quien confirme las visitas, así que los ciclos se atascan antes de empezar

Las cuatro decisiones que tomarás

El asistente te guía por 4 pasos, pero conceptualmente estás tomando cuatro decisiones que moldean cómo se comporta el contrato.

1. Proveedor + alcance

Un contrato es una relación, no una receta. Te comprometes con un proveedor por un periodo de tiempo a través de un conjunto definido de propiedades. Elige a un proveedor en el que confíes para entrar en la casa de tu inquilino con un aviso razonable — porque eso es básicamente lo que va a pasar cada ciclo.

El alcance es la otra mitad de la decisión. Un solo contrato puede cubrir una propiedad o una docena, pero cada propiedad incluida recibe un ticket cada ciclo, quieras o no. Si tus necesidades varían entre propiedades (por ejemplo, una tiene HVAC central, otra tiene unidades de ventana), usa dos contratos en vez de uno — de lo contrario la frecuencia, el monto prepagado y los umbrales de retraso van a estar mal para por lo menos la mitad de las propiedades.

Cuando tu portafolio supera las 5 propiedades, el asistente agrega una búsqueda para que no tengas que desplazarte. Úsala.

2. Frecuencia

Elige entre cada 1, 2, 3, 6, 12 meses. La elección correcta depende del trabajo:

  • HVAC — trimestral (cada 3 meses) es el estándar de la industria
  • Paisajismo — mensual durante la temporada de crecimiento; detén y reactiva el contrato por temporadas en vez de elegir una frecuencia más larga todo el año
  • Control de plagas — trimestral para prevención general, mensual si has tenido infestaciones recurrentes
  • Piscina / spa — mensual durante la temporada de uso
  • Inspección de alarma contra incendios / detectores de humo — anual (cada 12 meses)

Sé opinionado. Los propietarios que eligen "mensual porque más es más seguro" terminan pagando a los proveedores por no hacer nada la mitad del tiempo y quemando la relación. Los que eligen "anual porque mensual parece excesivo" terminan reactivos cuando el sistema falla a mitad de ciclo. Empareja la frecuencia con qué tan seguido necesita ocurrir el trabajo en realidad.

3. Compensación

Monto prepagado + período. Tres opciones:

  • Por año — un monto anual fijo sin importar cuántos ciclos haya. Úsalo cuando el proveedor aceptó una cuota anual fija. Común para planes de servicio de HVAC.
  • Por ciclo — cobrado cada vez que se genera un ciclo. Úsalo cuando el pago está atado a visitas reales. Común para paisajismo y control de plagas.
  • Pago único — cobrado una sola vez en la activación. Úsalo para contratos cortos (por ejemplo, un contrato de paisajismo de 6 meses pagado por adelantado).

Este es el número que ve el proveedor en su página de activación. Cuando hace clic en el enlace mágico del correo de activación, revisa estos términos y acepta o rechaza. Sé honesto con el monto — un número bajo va a ser rechazado educadamente, un número alto te rompe el presupuesto.

4. Ventana + antelación de creación

Estos dos ajustes responden preguntas diferentes sobre el mismo calendario.

Antelación de creación (por defecto 14 días) responde "¿con cuánta anticipación necesita programar el proveedor?" Los tickets aparecen en la cola del proveedor estos días antes de que abra la ventana del ciclo. Más antelación = más tiempo para coordinar con los inquilinos. El valor por defecto de 14 sirve para HVAC y paisajismo; súbelo a 21+ para proveedores que se llenan con mucha anticipación.

Duración de la ventana (por defecto 30 días) responde "¿cuánto tiempo tiene el proveedor para terminar todas las visitas del ciclo?" La ventana del ciclo cierra estos días después de abrir. Ventana más grande = más tolerante con reprogramaciones del inquilino. Más pequeña = SLA más estricto. El valor por defecto de 30 funciona para la mayoría de las categorías de servicio; redúcelo para trabajo sensible al tiempo, como el cambio estacional del HVAC.

Las alertas de retraso usan ambos números — se disparan cuando las visitas no avanzan lo suficientemente rápido hacia el cierre de la ventana.

Qué pasa después de que el proveedor acepta

El modelo mental: configuras los términos del contrato una vez, y luego dejas de oír de Goodtenant hasta que algo requiera criterio.

El ciclo de vida en orden:

  1. Activación. El proveedor hace clic en el enlace mágico del correo de activación, revisa los términos + la plantilla del acuerdo de proveedor, y acepta. El estado del contrato pasa a active. Recibes un correo de confirmación.
  2. Primer ciclo en cola. Se crea un ciclo en estado pending_spawn. El cron de creación lo procesa 14 días antes de que abra la ventana (o lo que hayas configurado).
  3. Los tickets se generan. Un ticket por propiedad en el alcance. Cada ticket lleva los IDs del contrato + ciclo así que queda claro que es parte del contrato, no un problema reactivo. El proveedor recibe un enlace mágico agrupado que cubre todos los tickets del ciclo.
  4. El proveedor programa. Desde el panel del ciclo, el proveedor propone horarios de visita por propiedad. Los inquilinos confirman o proponen otro horario. Las visitas confirmadas aparecen en el calendario del proveedor — pueden descargar un archivo .ics del ciclo completo e importarlo a Google / Apple / Outlook.
  5. Las visitas suceden. El proveedor marca cada ticket como completado después de la visita. El inquilino verifica que el trabajo se hizo.
  6. El ciclo cierra. Cuando cada ticket está completado (o pasa la ventana), el ciclo transiciona a completed, partial o missed. Recibes un correo con el resumen del cierre y los números de entrega.
  7. El siguiente ciclo se genera. El mismo loop, en horario, hasta que el contrato llegue a su fecha de finalización o lo termines manualmente.

Todo el medio es sin manos. Oyes de Goodtenant en los extremos — confirmación de generación del primer ciclo, resumen de cierre del ciclo — y solo a media corrida si se dispara el retraso.

Alertas de retraso — tu red de seguridad

El valor diferenciador. La detección de retraso corre diariamente y atrapa siete modos de falla antes de que cierre la ventana del ciclo:

  • Demora del proveedor — el proveedor todavía no ha propuesto horarios y ya pasaste la antelación de creación
  • Falta de confirmación del inquilino — el proveedor propuso horarios pero el inquilino no ha elegido uno
  • No-show — pasó el horario programado sin actualización de estado
  • Reprogramación crónica — una sola visita ha sido movida más de tres veces
  • Proveedor rechazó la visita — el proveedor optó por no hacer una visita específica (por ejemplo, el inquilino le negó la entrada)
  • Cierre de ventana inminente — la ventana del ciclo cierra pronto y las visitas siguen incompletas
  • Ventana perdida — la ventana cerró con visitas sin entregar

Cuando se dispara alguno, recibes un correo por ciclo por día — agrupado, no spam. El correo te dice qué está atascado, quién está atascado, y muestra los datos de contacto del proveedor por si quieres llamarlo directamente.

El umbral importa. El valor por defecto de 7 días antes del cierre de la ventana está calibrado para trabajo de servicio típico. Más ajustado y vas a recibir alertas por proveedores que iban a terminar a tiempo. Más flojo y te enteras de que el ciclo se perdió cuando llegue el resumen de cierre.

Cuándo demasiado ajustado es la decisión equivocada: un umbral de 1 día en un contrato de paisajismo mensual garantiza una alerta cada ciclo, porque los paisajistas no llevan un calendario apretado en temporada. Cuándo demasiado flojo es la decisión equivocada: un umbral de 14 días en una ventana de 30 días significa que te enteras de que algo está atascado a la mitad del recorrido, sin tiempo para recuperar.

Errores comunes

Los errores que aparecen con más frecuencia, ordenados por cuánto dolor causan después.

  1. Ventana demasiado corta. Una ventana de 7 días para HVAC trimestral significa que el proveedor tiene 7 días para llegar a cada propiedad. Una visita retrasada se va en cascada. Quédate en 30 salvo que tengas una razón específica para reducirla.
  2. Olvidar marcar el Año 1 como pagado. Para contratos per_year, el cron de aniversario solo genera el gasto del siguiente año después de marcar como pagada la fila del año actual. Si nunca haces clic en "Marcar como pagado" en la fila del Año 1, el gasto del Año 2 nunca se crea — y te enteras en el momento de la renovación.
  3. Crear un contrato en una propiedad sin inquilino activo. Sin inquilino no hay quien confirme los horarios propuestos por el proveedor. Se dispara la alerta de retraso, el ciclo se atasca. O salta la propiedad o espera a que se mude el inquilino.
  4. Elegir un proveedor sin confirmar su correo. Todo el flujo de activación + ciclo-listo corre sobre el correo del proveedor. Si está mal, el proveedor nunca recibe el enlace mágico y el contrato se queda en pending_activation para siempre. Manda un correo de prueba antes de crear el contrato.
  5. No configurar una plantilla de acuerdo de proveedor. Los contratos no pueden activarse sin una — la página de activación renderiza el acuerdo en línea para que el proveedor acepte. Configúrala en Ajustes → Plantillas antes de crear tu primer contrato.
  6. Un contrato cubriendo alcances muy distintos. "Mantenimiento trimestral para todo en las 8 propiedades" suena eficiente y falla en la práctica. El calendario del proveedor, el monto prepagado y la detección de retraso van a estar mal para por lo menos la mitad de las propiedades. Sepáralo en varios contratos por categoría y frecuencia.

Una vez configurado tu primer contrato, el botón de resumen con IA al inicio de esta página te puede dar una versión personalizada enfocada en lo más relevante para tu portafolio específico (planes pagos). Y si algo en este artículo deja de coincidir con cómo Goodtenant se comporta — esa fecha de "Última verificación" arriba es lo primero que conviene revisar.